Pääkäyttäjäsuositus kunnille

Henkilöstön digiosaamisen kehittämisen hankkeessa huomattiin, että kunnissa on kehitettävää pääkäyttäjäkokonaisuuteen liittyen. Pääkäyttäjällä on tärkeä rooli digitaalisten työkalujen sujuvassa käyttämisessä kunnassa, sillä hänen tulee toimia käyttäjien tukena järjestelmän käyttämisessä, viestiä järjestelmässä tapahtuvista muutoksista sekä ylläpitää järjestelmän organisaatiokohtaisia ohjeita.

Pääkäyttäjien rooli ja tehtävät eivät kuitenkaan ole selviä työntekijöille – eikä aina pääkäyttäjille itselleenkään. Ongelmatilanteissa ei välttämättä tiedetä, keneltä voi kysyä apua tai sitten käännytään IT-tuen puoleen, vaikka oikea osoite olisi pääkäyttäjä. Toisaalta pääkäyttäjät eivät aina ole tietoisia omasta vastuustaan esim. muutoksista viestimisessä tai ohjeistusten tekemisessä. Tästä syystä pääkäyttäjäroolia haluttiin lähteä kirkastamaan ja kehittämään hankekunnissa. Hankkeen toimesta tehtiin hankekunnille pääkäyttäjäsuositus, mihin koottiin keskeisiä pääkäyttäjän tehtäviä sekä erilaisia hyviä käytänteitä ja huomioitavia asioita. Näin joka kunnassa ei tarvitse lähteä miettimään asiaa alusta asti, vaan pääkäyttäjäsuositus tukee kuntaa omassa pääkäyttäjäkokonaisuuden kehittämisessä.

Pääkäyttäjäsuosituksen pohjaa mietittiin ensin hankkeen työntekijöiden toimesta, minkä jälkeen asiasta juteltiin hankekuntien IT / tietohallintoihmisten kanssa, jotka lähtivät edistämään asiaa omassa kunnassaan. Hankekunnissa on lähdetty pääkäyttäjäsuosituksen tekemisen myötä kehittämään pääkäyttäjätoimintaa. Kuntien IT / tietohallintoihmiset ovat lähteneet viemään asiaa eteenpäin omissa kunnissaan esimerkiksi johtoryhmäkeskusteluilla, pääkäyttäjille pidettävillä tilaisuuksilla ja intran pääkäyttäjä-sivun päivittämisellä.

Tavoitteena on, että jatkossa pääkäyttäjälle oma rooli ja tehtävä ovat selviä, ja heille on resursoitu työaikaa pääkäyttäjyyden hoitamiseen. Intrasta löytyy ajan tasalla olevat käyttöohjeet keskeisiin järjestelmiin, ja työntekijät tietävät missä asioissa ovat yhteydessä pääkäyttäjään, eivätkä kuormita IT-tukea.

Toimialat

Teemat