Keski-Pohjanmaalla vauhditetaan digitalisaatiota työpajoissa

Keski-Pohjanmaalla on ruska-aika, kun ajelemme eKeski-Pohjanmaa hankkeen projektipäällikkö Heidi Luomalan ja Kissconsulting Oy:n asiantuntija Niklas Reuterin kanssa kohti Kannuksen kaupunkia. Kohta on alkamassa Kaustisen seutukunnan kuntien, Perhon sekä Kannuksen kaupungin yhteisen digityöpajan ensimmäinen päivä. Digityöpaja koostuu kolmesta päivästä ja sen tavoitteena on auttaa alueen kuntia laatimaan digitiekartat ja suunnitelmat digitalisaation etenemiselle ja samalla tukea kuntien välistä yhteistyötä. Digityöpaja suunniteltiin yhteistyössä Kaustisen seutukunnan, eKeski-Pohjanmaa -hankkeen ja Kunteko-ohjelman yhteistyönä ja asiantuntija kilpailutettiin Kuntekon toimesta.
 

Digitalisaatio on muutosprosessi, joka vaikuttaa koko kuntaan

 

Kannuksen työväentalolla käy kova kuhina, kun kolmisenkymmentä osallistujaa alueen kunnista keskustelee vilkkaasti keskenään. Päivä alkaa esittäytymisellä, kuntien tilannekatsauksella ja Niklas Reuterin lyhyellä alustuksella. Päivän tavoitteena on pohtia, mistä digitalisaatiossa on kyse, miettiä digitalisaation hyötyjä ja uhkia, edistää kuntien digitiekarttojen laatimista sekä edistää kuntien välistä yhteistyötä.

Niklas Reuter avaa digitalisaation käsitettä ja kertoo esimerkkejä siitä, miten tekoälyä jo nyt hyödynnetään ympäri maailmaa eri toimialoilla. Niklas painottaa, että ihmisten kohtaamista ei voi digitalisoida, eikä se tule häviämään, vaikka tiettyjä työtehtäviä tai toimintoja automatisoidaankin. Ihmisiä tarvitaan jatkossakin, sillä palvelujen sähköistämisen myötä aletaan yhä enemmän arvostaa henkilökohtaista palvelua, ennustaa Niklas. Toisaalta teknologinen kehitys etenee niin hurjaa vauhtia, että lähitulevaisuudessa voi olla täysin normaalia, että robotit opettavat lapsiamme.

Miksi digitalisaatiota sitten tarvitaan? Niklas luettelee digitalisaation hyötyjä. Digitalisaation avulla voidaan esimerkiksi osallistaa kuntalaisia, vapauttaa aikaa kehittämiseen ja luovaan työhön, hyödyntää henkilöstöresursseja paremmin, tarjota ajasta ja paikasta riippumattomia palveluja ja edistää palvelujen saatavuutta. Digitalisaatio voi myös parhaimmillaan edistää taloudellisuutta, resurssien jakamista, poistaa päällekkäisyyksiä ja parantaa tiedolla johtamista. On kuitenkin muistettava, että digitalisaation edistäminen ei tapahdu nappia painamalla, vaan siihen sisältyy useita vaiheita. Asioita pitää kartoittaa, suunnitelmia projektoida, arvioida ja seurata tehtyjä toimenpiteitä ja kehittää niitä edelleen. Uusi digitaalinen palvelu tai toiminto voidaan siis ottaa käyttöön vasta monen vaiheen jälkeen.

Kunnan palveluja voidaan turvata digitalisaation avulla

 

Osallistujat kertovat oman kuntansa tilanteista. Monissa kunnissa on tunnistettu palveluja, joita kannattaisi digitalisoida ja monia prosesseja on jo sähköistettykin. Kunnissa on myös ymmärretty, että digitalisaatio on yksi keino turvata palvelujen saatavuutta ja että monia prosesseja voidaan helpottaa digitalisaation avulla. Erään kunnan edustaja painottaa, kuinka tärkeää yhteistyö ja verkottuminen kuntien välillä digitalisaatiossa on. Joku mainitsee vielä, ettei digitalisaatio ole itseisarvo, sillä kunnan palvelut eivät parane nykyisiä prosesseja digitalisoimalla. Digitalisaatiossa kun ei ole kyse päälle liimatusta teknologiasta. Joka tapauksessa jotakin täytyy tehdä, sillä teknologista kehitystä ei pysäytä enää mikään.   

Toholampi kokeilee appia ja Vetelissä toimii digiryhmä

 

Toholammin kunnanjohtaja Jukka Hillukkala kertoo, miten heidän kunnassaan sähköistetään monia hallinnollisia prosesseja. Esimerkiksi rakennuslupaprosessin sähköistäminen on meneillään ja valtuuston kokouksissa on luovuttu papereista. Myös verkkosivuja kehitetään koko ajan. Lisäksi kunta hyödyntää Kaustisen seutukunnan omistaman KaseNet Oy:n osaamista hankkimalla yhtiöstä ICT-palveluja. Erityisen ylpeä Jukka on Toholampi App:sta. Se on alueen yrittäjien Leader-rahoituksella kehittämä kännykkäsovellus, jossa on yli 20 valikkoa. Sovelluksen avulla alueen asukkaat ja vierailijat löytävät helposti tapahtumat ja palvelut. Sovelluksella pääsee myös paikallisten yritysten ja kunnan nettisivuille, kertoo Hillukkala ja näyttää sovellusta, joka vaikuttaa varsin helppokäyttöiseltä.

Myös Vetelin kunnassa pohditaan digitalisaatiota. Kunnan kanslisti Susanna Hotakainen-Karvonen kertoo, että kuntaan on perustettu digiryhmä. Se kokoontuu kerran kuukaudessa edistämään digiasioita. Tähän mennessä on pohdittu esimerkiksi taloushallinnon kehittämistä, verkkoasiointia, markkinointikanavia ja elinikäistä oppimisympäristöä. Susanna muistuttaa, ettei digitalisaatio ole helppo asia, vaan haaste vaikkapa kunnan viestinnälle, sillä etenkin vanhukset haluavat tietoa kunnan palveluista edelleen paperilla. Mitä keinoja olisi siis tavoittaa helposti kaikenikäiset kunnan asukkaat, pohtii Susanna.

Susannan mielestä yhteistyö kuntien välillä on todella tärkeää, ihan jo siitä syystä, että kuulee mitä muissa kunnissa on meneillään ja suunnitteilla. Sen lisäksi voisi olla tiettyjä asioita, joita voitaisiin yhdessä kehittää ja viedä eteenpäin. Esimerkiksi vapaa-ajan palvelut, jotta alueen asukkaat voisivat helposti löytää eri kuntien palveluita samasta paikasta. Palveluja kehitettäessä tärkeintä on kuntalaisten asioinnin helpottaminen, hän sanoo.

 

Mitä tehdä muutosvastarinnalle?

 

Seuraavaksi keskustellaan digitalisaation ja teknologisen kehityksen tuomasta muutosvastarinnasta ja haasteista. Usein pelko voi johtua siitä, ettei yksinkertaisesti tiedetä mistä on kyse. Miten muutosvastarintaan sitten pitäisi suhtautua? Niklas antaa osallistujille uuden ryhmätyön: haasteiden kartoittamisen ja ratkaisujen löytämisen niihin. Haasteita tunnistetaan useita, kuten digimörkö, resurssit, siirtymävaihe ja toimintamallien muuttaminen. Myös ratkaisuja löytyy, niitä ovat esimerkiksi hyötyjen esiin nostaminen, eteneminen pienin askelin, asioiden tarkastelu pitkällä aikajänteellä, kustannushyötyjen määrittely ja näkyväksi tekeminen, vastuiden ja työnjaon sopiminen sekä kunnollinen perehdytys sekä koulutus.

Työpajaan osallistuva Kaustisen seutukunnan kehittämiskoordinaattori Mikko Hänninen on ollut työelämässä 49 vuotta ja tästä 33 vuotta kunta-alalla. Mikon mielestä nykyinen digitaalinen kehitys on lasten leikkiä verrattuna siihen, kun tietokoneet aikoinaan tulivat. Silloin muutos oli paljon suurempi ja pelottavampi. Mikko kertoo muistavansa sen ajan, kun kirjeitä vielä kirjoitettiin kirjoituskoneilla. Kun ensimmäiset tietojen käsittelyohjelmat tulivat, ne olivat todella hankalia käyttää ja ihmiset olivat kauhuissaan niiden käytön opettelusta.

”Digitalisaatio on mahdollisuus tilanteessa, jossa henkilöstö kokee jatkuvaa kiireen tuntua ja riittämättömyyttä. Mutta digitalisaatio edellyttää päätöksentekoa ja vastuuhenkilöiden nimeämistä, myös asiantuntijatukea tarvitaan” sanoo Mikko.

Miten lähteä edistämään digitalisaatiota käytännössä?

 

Miten sitten lähteä viemään digitalisaatiota eteenpäin? Niklas painottaa, että ihmiset, niin palvelun käyttäjät kuin henkilöstökin, tulee ottaa mukaan tekijöiksi. Pitää innostaa asiakkaat ja henkilöstö kertomaan ajatuksiaan ja ideoimaan. Lisäksi voi tehdä kokeiluja ja katsoa mitä tapahtuu.

Niklas pyytää osallistujia pohtimaan ryhmissä, miten digitalisaation eri vaiheissa kuntien asukkaita ja henkilöstöä voidaan ottaa mukaan kehittämistyöhön. Ajatuksia ja ideoita on paljon. Esimerkiksi kokeilu- ja käyttöönottovaiheissa henkilökuntaa voi houkutella mukaan aktiivisen tiedottamisen, koulutuksen ja muutostuen tarjoamisen avulla. Kaikessa tiedottamisessa tärkeää on ihmisläheinen ote. On hyvä avata asiaa palvelun käyttäjän näkökulmasta ja kertoa siitä, miten digtalisaatio on muuttanut arkea. Myös palautetta tulee kysyä koko ajan, jotta saadaan tietoa siitä, mikä toimii ja mikä ei.  

Kartoitusvaiheessa tärkeintä on johdon sitoutuminen, asiasta tiedottaminen hyötyjen näkökulmasta sekä vastuiden ja aikataulujen määrittely. Kannattaa lähteä etenemään pienin askelin ja sopia, mistä palveluista aloitetaan. Myös priorisointia tulee tehdä. Tärkeysjärjestystä voi pohtia esimerkiksi hyödyn, käyttäjämäärän ja palvelun kattavuuden näkökulmasta.

Päivän lopuksi Niklas antaa osallistujille välitehtäviä, sillä työpajatyöskentelyn ideana on, että asiat etenevät omassa kunnassa työskentelypäivien välillä. Seuraava työpajapäivä on Halsualla marraskuun puolivälissä ja siihen mennessä osallistujien tulisi tehdä kartoitusta ja priorisointia digitiekarttaa varten sekä pohtia yhteistyömahdollisuuksia.

Kun teemana on digitalisaatio, on järkevää ottaa käyttöön sähköinen alusta työskentelyn tueksi. Koska alueen kunnilla on käytössä Office 365 -käyttöjärjestelmä, on luonnollista, että työpajan aineistot ja välitehtävät viedään yhteiselle alustalle. Näin kaikki näkevät toistensa työt, saavat ideoita ja oppivat muilta. Samalla opitaan hyödyntämään uutta käyttöjärjestelmää.

 

Anna-Mari Jaanu
Ohjelmapäällikkö

KunTeko 2020 - kunta- ja maakunta-alan työelämän kehittämisohjelma